Notă de informare privind protecția datelor personale.

BIOMEDICA S.R.L. (denumită în continuare Societatea) este înfiinţată şi funcţionează în temeiul Legii nr. 31/1990, cu personalitate juridică, cu sediul în Municipiul Suceava, Strada Universității, Nr. 19, Județul Suceava, înregistrată în Registrul Comerțului Suceava sub nr. J33/550/2002, EUID ROONRC.J33/550/2002, având cod unic de înregistrare 14941037, reprezentată legal prin Vasile-Cristinel ILI în calitate de administrator,

Având în vedere Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 și dispozițiile Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), vă aducem la cunoștință faptul că  în vederea îndeplinirii scopului declarat la constituire și derulării activităţilor contractuale, Societatea colectează date cu caracter personal, iar conform prevederilor legale privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, Societatea are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţa şi numai pentru scopul specificat, datele personale furnizate, cu ocazia accesării și utilizării paginii web farmaciabiomedica.ro

Societatea nu va prelucra datele personale decât în măsura în care acest demers este necesar îndeplinirii scopului menţionat, cu respectarea măsurilor legale de securitate şi confidențialitate a datelor.

Întrucât suntem întotdeauna deschiși să vă furnizăm orice informații suplimentare de care ați putea avea nevoie cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră, vă încurajăm să contactați Responsabilul cu protecția datelor la adresa de e-mail comenzi@farmaciabiomedica.ro sau prin poștă sau curier la adresa Municipiul Suceava, Strada Universității, Nr. 19, Județul Suceava – cu mențiunea: în atenția Responsabilului cu protecția datelor.

Categoriile de date personale pe care le prelucrăm

• Când vă creați un cont, ne transmiteți: adresa de e-mail, numele și prenumele; furnizarea acestor date este obligatorie pentru a vă putea crea un cont în cadrul farmaciei on-line.
• Când plasați o comandă, ne furnizați informații precum: produsul dorit, numele și prenumele, adresa de livrare, detalii de facturare, metoda de plată, număr de telefon.
• Există posibilitatea să folosim adresa dvs. de e-mail pentru a vă invita să participați la sondaje online. În cazul în care decideți să participați la astfel de sondaje, vom prelucra și adresa IP.
• Putem, de asemenea, să colectăm și să prelucrăm ulterior anumite informații cu privire la comportamentul dvs. în timpul vizitării site-ului nostru web, pentru a vă personaliza experiența online și a vă pune la dispoziție oferte adaptate profilului dvs. de consumator, în cazul în care ne-ați acordat consimțământul pentru cookies și alte tehnologii similare. Vă invităm să aflați mai multe detalii în acest sens prin consultarea secțiunii privitoare la scopurile prelucrării de mai jos.
• Pe site-ul nostru web putem stoca și colecta informații in cookies-uri și tehnologii similare, conform Politicii de cookie-uri.
• În general, nu colectăm și nu prelucrăm în alt mod date sensibile, incluse de Regulamentul general privind protecția datelor în categorii speciale de date cu caracter personal. Însă, atunci când comandați medicamente OTC, va trebui să completați în cadrul formularului de comandă: data nașterii, greutatea, înălțimea, sexul, tratamente curente, antecedente alergice, starea de sarcină sau alăptare; de asemenea, este necesar să aveți un cont în cadrul farmaciei online, pentru a putea comanda acest tip de medicamente. Ambele cerințe sunt stabilite prin lege și necesar a fi respectate pentru a putea realiza achiziția online de medicamente OTC.
• Când accesați serviciul de consultare prealabilă cu un farmacist, există posibilitatea să prelucrăm în acest scop și fotografii/ imagini (copii scan) încărcate de dvs. pe site în secțiunea specifică.

Scopul și temeiurile prelucrării datelor cu caracter personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal urmează a fi utilizate în următoarele scopuri:

1. Furnizarea produselor comercializate prin intermediul website-ului și prestarea serviciilor oferite de societate, în beneficiul dumneavoastră. Acest scop general poate include, după caz, următoarele activități:
2. a) Crearea și administrarea contului de utilizator în platforma societății;
3. b) Înregistrarea și procesarea comenzilor, inclusiv preluarea, validarea, expedierea, facturarea acestora și încasarea contravalorii;
4. c) Transmiterea de comunicări privind statusul comenzilor;
5. d) Soluționarea anulărilor sau a altor probleme referitoare la comenzi ori la produsele/serviciile achiziționate;
6. e) Returnarea produselor, conform prevederilor legale aplicabile;
7. f) Rambursarea contravalorii produselor returnate;
8. g) Asigurarea serviciilor de suport, inclusiv furnizarea de informații privind disponibilitatea produselor și răspunsuri la întrebările formulate de utilizatori;
9. h) Transmiterea de notificări legate de comenzile nefinalizate (de exemplu, produse lăsate în coșul de cumpărături);
10. i) Localizarea utilizatorului pentru afișarea farmaciilor din proximitate din care pot fi ridicate comenzile;
11. j) Răspunsuri personalizate furnizate prin intermediul secțiunii de contact.

Prelucrarea datelor în scopurile menționate la punctele a)–h) are ca temei legal art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR, respectiv încheierea și executarea unui contract între societate și dumneavoastră.

În cazul achiziționării de produse OTC (medicamente eliberate fără prescripție medicală), temeiul legal este reprezentat și de art. 9 alin. (2) lit. h) din GDPR, întrucât prelucrarea este necesară în scopul furnizării unui tratament medical. De asemenea, unele prelucrări pot fi impuse de legislația aplicabilă, precum cea fiscală, contabilă sau cea specifică comercializării online a medicamentelor OTC.

Comunicările privind comenzile nefinalizate, prevăzute la litera h), au ca temei suplimentar și interesul legitim al operatorului de a gestiona eficient stocurile disponibile (art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR).

Activitățile de asistență prevăzute la litera g) pot fi derulate prin diverse canale de comunicare. În cazul în care ne contactați telefonic sau prin formularul din site referitor la disponibilitatea produselor, prelucrarea datelor are la bază art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – executarea unui contract sau demersuri precontractuale – precum și consimțământul dumneavoastră pentru înregistrarea convorbirii telefonice, acolo unde este cazul. Temeiul legal al prelucrării pentru activitatea prevăzută la litera i) (geolocalizare) este consimțământul expres al persoanei vizate, conform art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR. Pentru litera j), temeiurile legale sunt art. 6 alin. (1) lit. c) și art. 9 alin. (2) lit. h) din GDPR, respectiv obligația legală a operatorului și furnizarea unui tratament medical în contextul comerțului online cu medicamente care se eliberează fără prescripție medicală.

Îmbunătățirea calității serviciilor oferite

Societatea noastră urmărește în mod constant optimizarea experienței utilizatorilor și clienților, prin analiza comportamentului de navigare și prin evaluarea satisfacției acestora. În acest context, datele dumneavoastră pot fi prelucrate în următoarele scopuri:

1. a) Pentru a vă oferi o experiență de cumpărare online cât mai relevantă și personalizată, putem colecta și utiliza anumite informații privind comportamentul dumneavoastră în cadrul website-ului, prin intermediul cookie-urilor și al altor tehnologii similare de urmărire. Această prelucrare are loc doar în baza consimțământului dumneavoastră, conform art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR.
2. b) În urma finalizării unei comenzi, vă putem invita să completați chestionare de satisfacție sau putem desfășura, direct ori prin intermediul unor persoane împuternicite, studii și cercetări de piață. În cazul colaborării cu terți, aceștia vor avea încheiate contracte de prelucrare a datelor conform art. 28 din GDPR. Temeiul juridic al acestor activități este interesul legitim al societății (art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR), respectiv dorința de a îmbunătăți continuu calitatea serviciilor, a interfeței website-ului și a procesului de cumpărare, pe baza opiniilor clienților. Puteți oricând refuza primirea unor astfel de invitații, utilizând linkul de dezabonare inclus în fiecare comunicare.
3. c) Dacă alegeți să publicați o recenzie cu privire la produsele achiziționate, vom prelucra datele aferente acestei opinii pentru a contribui la perfecționarea constantă a produselor și serviciilor noastre și pentru a remedia eventualele neajunsuri semnalate. Această prelucrare are la bază interesul legitim al societății, conform art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR.

Activități de marketing

Ne dorim să vă informăm în mod constant cu privire la cele mai relevante oferte privind produsele și serviciile care v-ar putea interesa. În acest scop, putem transmite comunicări comerciale ce pot include:

• informații generale referitoare la produsele și serviciile oferite;
• recomandări privind produse similare sau complementare celor deja achiziționate;
• oferte speciale, reduceri sau campanii promoționale în desfășurare.

Personalizarea comunicărilor se va face pe baza istoricului comenzilor dumneavoastră și, dacă este cazul, a produselor marcate ca favorite. Această prelucrare se realizează strict în raport cu preferințele de consum exprimate și nu implică prelucrarea datelor privind sănătatea.

În cadrul comunicărilor transmise prin e-mail, pot fi prelucrate și date referitoare la interacțiunile dumneavoastră cu mesajele, precum:

• confirmarea transmiterii,
• momentul deschiderii e-mailului,
• accesarea linkurilor incluse.

Aceste informații sunt analizate exclusiv în scop statistic, pentru a evalua eficiența campaniilor și pentru a îmbunătăți calitatea conținutului transmis. Temeiul legal al acestei prelucrări este interesul legitim al operatorului, în conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR.

Ne asigurăm că prelucrările efectuate în scopuri de marketing respectă în mod deplin drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate, fără a produce efecte juridice sau un impact semnificativ asupra acestora.

Comunicările comerciale sunt realizate în baza consimțământului dumneavoastră, conform art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR. Consimțământul poate fi retras în orice moment, prin una dintre următoarele modalități:

• accesarea linkului de dezabonare inclus în fiecare mesaj transmis;
• transmiterea unei solicitări scrise către societate, utilizând datele de contact menționate în această politică.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior și nu condiționează achiziția de produse din magazinul online, ci are ca unic scop personalizarea comunicării cu dumneavoastră.

Acordarea de servicii farmaceutice

Societatea poate prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal și în contextul desfășurării activităților farmaceutice, ca parte integrantă a sistemului de sănătate publică.

1. a) Serviciile farmaceutice au ca scop îmbunătățirea stării de sănătate și creșterea calității vieții populației, incluzând și participarea noastră la campanii de informare și prevenție în domeniul sănătății publice. În cadrul acestor acțiuni, vă putem transmite informări prin e-mail și/sau SMS, în măsura în care acest lucru este impus de legislația în vigoare.

Temeiul juridic pentru această prelucrare îl reprezintă art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR, respectiv obligația legală a societății de a furniza servicii de interes public în domeniul sănătății.

1. b) Datele dumneavoastră de contact (precum adresa de e-mail și numărul de telefon) pot fi utilizate pentru transmiterea de comunicări cu scop educațional, privind menținerea și îmbunătățirea stării de sănătate a pacienților, în cadrul unor programe inițiate sau susținute de societate.

Prelucrarea are ca temei interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR), acela de a contribui activ la educarea și informarea sanitară a pacienților săi. Aveți dreptul de a vă opune în orice moment primirii unor astfel de comunicări, prin accesarea linkului de dezabonare inclus în mesajele transmise.

Apărarea intereselor legitime ale societății

Pot exista situații în care Societatea va prelucra sau transmite date cu caracter personal pentru protejarea drepturilor sale și a desfășurării normale a activității comerciale. Astfel de situații pot include, fără a se limita la:

• măsuri de protecție a website-ului și a utilizatorilor platformei împotriva atacurilor cibernetice;
• identificarea, prevenirea și raportarea tentativelor de fraudă, inclusiv transmiterea de informații relevante către autoritățile publice competente;
• măsuri de gestionare și reducere a altor riscuri care pot afecta integritatea sistemelor și activităților desfășurate de societate.

Temeiul juridic general al acestor tipuri de prelucrări este reprezentat de interesul legitim al societății (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR), respectiv necesitatea de a-și proteja activitatea, resursele și utilizatorii.

În același timp, în măsura în care astfel de măsuri implică și obligații specifice de natură legală – cum ar fi asigurarea securității datelor și a infrastructurii informatice –, prelucrarea datelor poate avea la bază și obligația legală a operatorului de date, conform art. 6 alin. (1) lit. c), coroborat cu art. 32 din GDPR.

Societatea se asigură că orice astfel de prelucrare respectă un just echilibru între interesul său legitim și drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor vizate.

Durata de păstrare a datelor cu caracter personal

 Ca regulă generală, datele cu caracter personal sunt păstrate de către Societate pe durata existenței contului dumneavoastră activ în platforma online. În cazul în care ați efectuat o comandă fără a crea un cont, anumite date (precum adresa de e-mail și numărul de telefon) vor fi stocate pentru o perioadă de 2 luni de la data livrării produselor comandate.

În ceea ce privește datele incluse în documentele fiscale (nume, prenume, adresă de livrare, produse achiziționate, valoarea achitată), acestea sunt păstrate conform obligațiilor legale în materie financiar-contabilă.

Datele completate în chestionarul aferent achiziției de medicamente OTC vor fi păstrate pentru o perioadă de 1 an de la data achiziției, având în vedere obligația societății de a face dovada respectării cerințelor legale privind comercializarea online a acestor produse, conform Legii farmaciei și normelor de aplicare.

Datele transmise prin intermediul secțiunii de contact vor fi păstrate astfel:

• mesajele și solicitările – pentru maximum 1 an de la data formulării;
• documentele sau fotografiile încărcate – pentru maximum 7 zile, ulterior fiind șterse definitiv.

În cazul în care solicitați disponibilitatea unui anumit produs prin formularul dedicat, adresa dumneavoastră de e-mail va fi păstrată pentru o perioadă care nu va depăși 6 luni de la data colectării.

Pentru sondajele online, datele vor fi păstrate până la evaluarea acestora, dar nu mai mult de 7 zile de la completare.

În situația în care un cont de utilizator rămâne inactiv pentru o perioadă de cel puțin 3 ani de la ultima autentificare, datele aferente creării contului vor fi șterse, cu excepția celor incluse în documente fiscale, care vor fi păstrate conform termenelor menționate mai sus.

Utilizatorii pot oricând solicita închiderea contului sau ștergerea anumitor informații. Societatea va da curs acestor solicitări, cu respectarea obligațiilor legale privind păstrarea anumitor date, inclusiv după închiderea contului.

Destinatarii datelor cu caracter personal

În funcție de scopurile prelucrării, este posibil ca societatea să transmită sau să acorde acces la anumite date cu caracter personal către următoarele categorii de destinatari:

• alte societăți din cadrul aceluiași grup din care face parte Societatea;
• furnizori de servicii de curierat, în scopul livrării comenzilor;
• furnizori de servicii de plată și instituții bancare, în vederea procesării tranzacțiilor;
• furnizori de servicii de marketing și/sau telemarketing;
• furnizori de servicii de cercetare de piață;
• furnizorul platformei logistice în cadrul căreia se desfășoară operațiunile aferente comenzii (ex. colectarea produselor, emiterea facturii);
• parteneri contractuali ai societății, cu care aceasta derulează programe comune privind comercializarea produselor și serviciilor sau campanii pentru îmbunătățirea stării de sănătate și a calității vieții;
• terți achizitori, în măsura în care activitatea societății ar face obiectul unui transfer (total sau parțial), iar datele cu caracter personal ar fi parte din activele tranzacționate – în acest caz, noii operatori vor respecta aceleași reguli privind prelucrarea datelor ca și societatea.

De asemenea, în situațiile în care legea o impune sau dacă este necesar pentru apărarea unui interes legitim al societății, datele cu caracter personal pot fi divulgate autorităților publice (ex. organe fiscale, poliție, instanțe de judecată).

Societatea garantează că accesul terților – persoane juridice de drept privat – la datele dumneavoastră se realizează numai în baza unor contracte încheiate în conformitate cu dispozițiile GDPR, astfel:

• art. 28 din GDPR, în cazul persoanelor împuternicite;
• art. 26 din GDPR, în cazul operatorilor asociați.

În toate cazurile, Societatea se asigură că sunt implementate măsuri adecvate pentru garantarea confidențialității și securității datelor.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt stocate și prelucrate numai pe teritoriul României.

Asigurarea securității datelor cu caracter personal

 Societatea se angajează să protejeze datele cu caracter personal ale utilizatorilor prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în conformitate cu cerințele Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și cu bunele practici din industrie.

Pentru a evita utilizarea fără drept a datelor personale, precum şi eventualele abuzuri, utilizăm metode şi tehnologii de securitate, împreună cu politici şi proceduri de lucru adecvate, pentru a proteja datele cu caracter personal colectate.

Drepturile dumneavoastră

Conform prevederilor legale aplicabile, beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul la informare – puteți solicita informații privind activitățile de prelucrare a datelor dumneavoastră personale;
• Dreptul la rectificare – puteți rectifica datele personale inexacte sau le puteți completa;
• Dreptul la ștergerea datelor – puteți obține ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;
• Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevăzute de lege;
• Dreptul de opoziție – puteți să vă opuneți, în special, prelucrărilor de date care se întemeiază pe interesul nostru legitim;
• Dreptul de a depune plângere – puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
• Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământul dumneavoastră, vi-l puteți retrage oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânand în continuare valabilă.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteţi adresa Responsabilului de protecţia datelor din cadrul Societății cu o cerere scrisă, datată şi semnată la adresa de e-mail: comenzi@farmaciabiomedica.ro sau la următoarea adresa de corespondență: Municipiul Suceava, Strada Universității, Nr. 19, Județul Suceava.

Societatea poate, dacă este cazul, să solicite persoanei interesate să pună la dispoziţie informaţii suplimentare pentru a stabili identitatea acesteia.

Dacă unele din datele despre dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil.

Durata de răspuns

Societatea va răspunde oricărei solicitări valide privind exercitarea drepturilor dumneavoastră în termen de cel mult o lună calendaristică de la data primirii cererii. În situațiile în care cererea este deosebit de complexă sau dacă ați formulat mai multe solicitări într-o perioadă scurtă, acest termen poate fi prelungit cu cel mult două luni suplimentare. În cazul unei astfel de prelungiri, veți fi informat(ă) în termen de o lună de la data cererii cu privire la motivul întârzierii și la noul termen estimat pentru soluționare.

Pentru a putea procesa solicitarea în mod eficient, este posibil să vă cerem informații suplimentare care să ne permită să vă identificăm sau să înțelegem mai exact cererea formulată. Acest demers ne ajută să vă oferim un răspuns complet și prompt. Prin parcurgerea prezentei note, vă exprimaţi consimţământul în mod expres, neechivoc, liber şi informat ca Soceitatea să înregistreze aceste date şi să le administreze în vederea scopului menţionat.

Cu deosebită considerație, Vasile-Cristinel ILI (Administrator al societății BIOMEDICA S.R.L.)